考え方

相手に伝える説明力をつける5つの方法

または目の前にある課題をうまく人に説明してくださいと言われた時、上手に説明する自信がありますか?日本人はプレゼンをする教育を受けてこなかったため、人前で自分の意見や経緯を説明する力が弱い人が多いと言われています。しかしこの説明力は仕事をする上でとても重要な力です。

仕事ができる人というと、その場の状況や進捗状態などを的確な言葉で説明できる人というイメージがあります。自分もそんな風になりたいと思ったら今回の記事を参考にしてみてください。ポイントを押さえるだけであなたも説明が上手な人と言われるようになりますよ。

聞き手の態度も重要

説明力の話をする前に説明力の本質を見ていきましょう。

説明する力というのは、もちろん説明する側の力が重要なのですが、それ以上に聞き手の態度も大切です。聞き手が「この人の話を理解しよう」という態度で聞いてくれていると、説明する方もとても説明しやすいですよね。

説明力とは相手とのコミュニケーションがうまく取れているか、というところに焦点が当たります。逆に言うと、正しく説明しようとあまり硬くならずに、相手とコミュニケーションを取ることに重点を置くと、より伝わりやすい説明ができるということです。それを踏まえてこれからのポイントを見ていきましょう。

説明力をつける方法

①人が話を聞く準備ができている時に話しかける

先ほど聞き手の態度が重要という事を言いましたが、あなたは人が話を聞く準備ができていないのに話しかけていることはないでしょうか?これをするともちろん相手に煙たがられるし、話を聞いてもらう前に嫌がられてしまうでしょう。これができていない人は案外多く、自分が何か伝えたいことがあると相手の状況を顧みない人が増えてしまいます。

まず聞いてもらいたい話があるなら「○○について話をしたいのですが、お時間よろしいでしょうか」と一言声をかけてから話をするようにしましょう。 相手もちゃんと聞く準備ができている時に話しかけてくれると、姿勢を正して聞いてくれるようになりますよ。

②仕事で実績を積む

この人の話なら聞いてみたいと思わせてくれる人がいます。それは仕事で実績がある人です。会社員として働いているのなら、仕事の実績のない人が仕事について話しかけてきた時、あなたは真剣に聞きたいと思うでしょうか?時間がない時に、仕事について実績のある人が仕事について話しかけてきた時と比べてみると、後者の方が確実に真剣に話を聞こうという気になると思います。

説明力は、説得力とも言えます。実績がない人が何を話してもあまり聞く耳を持ってくれないのは悲しいけれど事実です。自分に説明力をつけたいと思ったら、仕事で実績を積むことが遠回りですが近道になるのです。 

③1回の話につき質問はひとつ

話を聞いてくれるチャンスが少ないからといって、一度にいくつもの質問を用意して、相手を質問攻めにしてはいませんか?原則1回につき質問はひとつということを守りましょう。そうでないと、忙しい中手を止めてくれた相手から、多く時間を奪ってしまうこととなります。

その上質問を一度にいくつも用意していると、回答する方も頭がこんがらがってきてしまいます。すると答えるのも面倒くさくなって、話を聞いてくれなくなるのです。1回の質問につき質問はひとつの原則を守っていると、聞くこともシンプルになり話自体も短くなります。すると相手に伝わりやすくなるので、説明もしやすくなります。

④最初に結論を話す

説明が下手な人というのは、一体何が言いたいのかはっきり要点を得ていないということが多いです。これでは聞き手にもストレスを与えてしまいます。これを解決するためには、声をかけて一番最初に結論を話しましょう。

例えば「○○の営業の件ですが契約に成功しました。どの程度まで予算が出せるのかお聞きしたいです。」といった具合です。これが説明が下手な人が言うと「いついつに行った○○の営業の件ですが、難しい商談でした。最初は駄目かと思ったのですが、細かく商品の説明をすることで相手も納得してくれたようです。それで…」と余計な情報をつけたしてしまいがちです。

時系列に説明すると話が分かりやすいと思っている人がいますが、それはケースバイケースで先に結論を述べる方が、話が通じやすい場合もあります。また最初は駄目かと思ったなど、自分の感想を入れる必要はありません。事実だけを簡潔に話しましょう。

 ⑤明るく話す

説明が上手な人の特徴なのですが、明るく話すということが大事です。説明がヘタという人はそもそも声が低く、相手に届きにくい言い方をしているというパターンがよくあります。説明を聞いてもらう以前に、相手に声が届いていないという場合がとても多いのです。

説明をしようという意思があると、自然と相手の方を向き声を大きく出そうとします。自分に自信がないと、目を伏せてぼそぼそと話したり、声が小さくなってしまうので相手に届きにくくなります。今はマスクをしている人も多い時期なので、いつもより明るくはっきりとした発音で話す必要があります。

自分に伝えようとする意志があれば、聞き手も真剣に聞いてくれるので明るく話すということはとても重要です。 

説明力をつける方法まとめ

説明力をつけるためには、普段から相手との十分なコミュニケーションをはかった上で、相手が聞く態度ができている時に、短い内容で簡潔に説明しましょう。仕事中は誰もが余裕がなく、普段優しい人もつい冷たい態度をとってしまいがちです。落ち込む前に自分の話し方がまずくなかったかということを振り返ってみるといいですね。

「説明側と聴き手側とのコミュニケーションが十分とれていることが重要」

・説明力をつける方法

  1. 相手が聞く準備ができている時に話しかける
  2. 実績を積む
  3. 1階の話につき質問はひとつ
  4. 最初に結論を話す
  5. 明るく話す

相手に伝えようとする意思が大切 

 

ABOUT ME
recoin-admin
お金って大事だポン。 はじめての「おかねの、おはなし。」特別授業で学んだことを、 友達や家族に、おすそ分けする伝道師たぬき。